När är något egentligen implementerat?
Implementering, eller ordet införande som vi ibland använder, är speciellt vanligt att prata om när det gäller digitala processer. Egentligen är implementering inget som enbart har med digitala produkter att göra, utan handlar om att ett nytt arbetssätt ska påbörjas av något slag. Det ska dock inte bara påbörjas, utan handlar om så mycket mer.
Ibland stöter jag på chefer i organisationer som berättar att de implementerat ett nytt digitalt verktyg, men att det inte fungerar som det är tänkt. Då brukar jag ställa lite frågor som upplevs som lite ovanliga. Mitt fokus är då egentligen att backa bandet rent tankemässigt. Mina frågor är: Hur planerade ni för iförandet? Vilka fick vara med i planeringen, i införandet, i utvärderingen? Vad var ert mål med det nya verktyget? Vilka kände till dessa mål? Vem/vilka ansvarade för processen. Sist men inte minst frågar jag – Vad betyder fullt implementerat för er?
Ofta får jag lite diffusa svar på de inledande frågorna, för att sen mötas av ett oförstående och slutligen blir svaret på den sista frågan: – Det har vi nog inget svar på/jag förstår inte frågan riktigt.
Jag menar att ett av de grundläggande misstagen som görs i alla organisationer är att det inte redan i de tidiga diskussionerna finns med ett svar på vad vi menar med fullt implementerat. Betyder det att alla har tillgång till systemet på sina datorer. Eller betyder det att alla som vill både kan och får använda det. Eller betyder det att alla kan och vill använda det OCH gör verkligen det. Alltså det gamla arbetssättet är helt övergivet och ersatt av det nya fullt ut.
Att anse något implementerat kan alltså ha olika betydelse. Om vi inte från början har med i målen vad vi anser vara implementerat, så kommer olika personer att ha olika uppfattning av när vi är framme och i hamn med vårt nya system.
Det är alltså viktigt att börja med slutet, för genom slutet vet vi hur både början och processens gång behöver styras!