Implementering av nya digitala system är en utmaning för alla företag och organisationer!
När digitala system ska införas på ett företag så är tanken att det nya systemet ska underlätta och förbättra arbetet för de anställda. Fast ofta visar det sig efter ett tag att det nya systemet inte används fullt ut, eller används det bara av vissa som tycker systemet är bra och till nytta. I vissa fall används systemet inte alls. Hur kan det bli så här?!
Numera finns det en hel del forskning gjord kring varför implementeringen av nya digitala system har så svårt att lyckas. Det är inte helt ovanligt att systemen i sig får hela skulden för ett mindre lyckat implementeringsarbete, när det i själva verket inte handlar om systemet utan om vilka förutsättningar som funnits.
Den absolut vanligaste aktiviteten som genomförs som förberedelse inför en implementering av ett nytt system är utbildning. I princip är det den enda aktiviteten som görs. Ofta på samma sätt oavsett vilken typ av system som ska implementeras. Hur gör man på bästa sätt då?
Det finns ett framtaget ramverk som visar på sex viktiga faktorer som har betydelse för implementeringsprocessen. Dessa faktorer behöver ansvariga vara medvetna om och förstå när planeringen görs inför införandet. Alla dessa faktorer påverkar nämligen implementeringen.
- Implementeringsobjektet – Vad är det som ska införas. Är det ett system som ska ersätta ett redan befintligt, eller är det något helt nytt? Viktigt att gå igenom detta ordentligt som ett första steg.
- Implementeringsaktiviteter – Vilken typ av aktiviteter behöver vi göra i anslutning till implementeringen? Utbildning är en av dessa, men räcker det med enbart utbildning. Eller behöver vi göra annat.
- Implementeringsansvariga – De personer som ska vara ansvariga för införandet. Har de tillräckliga kunskaper och har de rätt typ av mandat för att diva processen?
- Användarna – De som ska bli slutanvändare av det system som implementeras. Ska alla användare introduceras samtidigt. Behöver vissa mer/annorlunda stöd än andra?
- Inre kontext – Hur ledarskap och organisationskultur fungerar kommer att påverka införandet, liksom beslut som fattas internt inom organisationen. Detta behöver det finnas en medvetenhet kring.
- Yttre kontext – Omvärlden står inte still för att vi inom vår organisation ska införa nya system. Det kan komma beslut och regler som gör att vårt införande behöver omprövas eller justeras.
Min troliga gissning är alltså att de allra flesta inte är medvetna om, och än mindre agerar utifrån dessa faktorer när nya digitala system ska införas i organisationer. Min övertygelse är dock att ett klokt arbete med HUR:et skulle göra implementeringen så mycket bättre!
